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第三章個人時間管理 Time Management

時間是最珍貴的資源，古人說：「一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰」，你我都無法用金錢買時間。同樣的，每一個人都同樣的只有 24 小時。因此在人生有限的歲月裡，怎麼充分的利用我們的時間，讓我們的生活更有意義，讓我們的日子過得更愉快些，是每一個人都會感到興趣的課題。本文中我試著從管理學的角度，來談一談個人的時間管理 Time Management 。

(一)  一天 24 小時

時間管理，首先我們來看一看一天24 小時，我們每天是怎麼使用這24 小時的。

以前說「8 個小時睡覺，8 個小時工作，8 個小時休息。」所謂理想的三八制。現在根據醫學的實驗証明，睡眠只要熟睡，6、7 小時就足夠，並不需要睡到8 個小時。工作8 小時，如果你的工作只要8 個小時，那你真是太幸福了，現在工商社會工作忙碌，一天工作超過10 個小時比比皆是。

我也試著先從 weekday 工作日，看看我是怎麼使用這24 小時的?

我通常晚上11 點前就寢，早上 6 點前起床，睡眠 7 個小時。6 點就出門上班到晚上 8 點前回到家，上班時間加上開車長達 14 小時。我住台北但上班地點在中壢工業區，每天來回要花 2 個小時在開車，為了避開上下班交通擁塞，早出晚歸。晚上 8 點到 11 點就寢，只有3 個小時的私人時間。以 weekday 工作日而言，我工作時間較長，休息時間較短，又是充實忙碌的一天。同樣的，你也可以評估一下你是怎麼使用你的 24 小時。

到了 weekend 週末的時候，星期六上午我會處理一下家務，整理盆栽，把家裡打掃得乾乾淨淨，一塵不染，下午在台北大學商學院教3 個小時，晚上看  HBO Saturday night movie 或是去看場電影、觀賞藝文表演，又是充實的一天。

有些朋友問我，以前在外商公司上班，工作忙碌，怎麼還會有時間在大學教書? 怎麼能夠經常出國旅遊? 怎麼還有時間演講、寫文章?

在外商公司，公私分明。我週一到週五 full-time 在工作上，週末週日則屬於我自己的時間。在台北大學只教三個學分，一個星期只教3 個小時，可以勝任愉快。我每年有近二十天年假，我會在寒暑假時安排 2 到 3 次出國旅遊。工作的時候，努力工作，休息的時候，充分休息，生活自然會比較充實，游刃有餘。

(二)  時間的計劃與管理

1．          首先檢視你每一天的生活作息，然後一個星期，一個月，一年，看看你是怎麼安排你的時間 (status review) 。

2．          然後決定你要怎麼計劃你未來的一個星期，一個月，一年，計劃未來   (plan for your future)。

• 很多事情都需要事先計劃，像剛才提到我每年安排國外旅遊，年初春節假期，南半球是夏天，我就去南美洲、南非，六月中我去了俄羅斯，然後下一次去北歐四國。
• 去年我出了一本旅遊書「Travel 趴趴走，David 帶你環遊世界，行遍天下」。現在我打算從管理學的角度寫一本對大家都很實用，很有幫助的「個人管理」的書，我先後已經寫了幾篇文章。一篇文章約3,000 到 4,000 字，大概 20 到 30 篇，8 萬到 10 萬字就可以編輯成書。我利用假日，在沒有催稿的壓力下，兩個禮拜寫一篇，大概一年多時間可以完成。
• 健康很重要，可是很多人會推說沒有時間運動。我同時擔任籃球社、桌球社社長，我固定每個星期五下班後，跟同事們、社友們以球會友，痛痛快快的打 2 個小時的籃球或桌球。我相信你也一定有時間運動，只是看你的決心，要不要做而已。
• 前一陣子，看到很多同事去讀台大 EMBA，或公司附近的中央大學，中原大學，元智大學的 EMBA，讀 EMBA 很好，但需要兩年時間在職進修。有些工作經驗後再讀 EMBA 可以把所學應用在工作上，有理論基礎，有實務經驗，相得益彰。Try to invest your time to enrich yourself 把時間花在學習上是最好的投資。學習也是要有計劃的，如果你想充實你自己的英文能力，花點時間去學好英文吧。

(三)  管理的概念 – 效率Efficiency vs. 效益Effectiveness

在有了計劃之後 (在什麼時候 when? 做什麼事情 what?) ，在執行階段之前 (如何做 how? 在什麼地方 where? 和什麼人 who?) ，我先跟大家談一談管理學上很重要的兩個概念，efficiency 和 effectiveness。

以前在工業管理，企業管理著重在效率 efficiency，講求效率，講求事半功倍，工作很有效率，像汽車大王亨利福特一世 Henry Ford 首創生產線大量生產mass production，就是很有效率的革命創新。現在除了講求效率 efficiency 之外，更要講求效益 effectiveness。

管理學大師彼得杜拉克 Peter Drucker 說「 Efficiency is do thing "right"」效率是很正確的做一件事情。至於是不是做"對"事情，則不得而知。像小偷也可以很有效率，一個有效率的偷車賊，10 秒鐘就可以打開車門，偷車成功。所以在企業管理上，除了要 efficiency 外，更要make sure 確認是在做"對"的事情。「Effectiveness is do "right" thing」效益則是在做對的事情。其實高階主管最重要的事情，就是要 make sure company is doing the right thing and moving to the right direction。所以我們除了要有效率外更要有效益，efficiently and effectively，do right thing right。

第一個do right thing 是做對的事情，第二個do thing right 是做有效率的事情，第三個 do right thing right 是有效率的做正確的事情。在企業管理上是這個樣子，在個人的時間管理上也是如此。

時間管理，是一門學問。時間管理的真諦，並不是要你用最短的時間，做最多的事情。而是要你選擇對的事情來做，甚至，要你少做一點不必或不該做的事情，把人生的每一分鐘過得有意義。做對的事情 (Do Right Thing)，遠比你把事情作對 (Do Thing Right)，來得重要。

前者，是指先選擇重要的事情來做。後者，是指做事情的時候要用正確的效率及方法。當然，要先選擇重要的事情來做，然後才來講求正確的效率及方法。否則，埋頭苦幹的結果，很可能到最後白忙一場，快要接近完成的階段時，才發現眼前的目標，並不是自己真正想要的。至於什麼是重要的事? 我想答案完全視個人狀況而定，因人而異。只要是對你達成人生目標與幸福有幫助的事，都可以算是重要的事。把大部分的精神，投入在重要的事情上，盡量不要浪時間做無意義的事情，就是做好時間管理的起步。

(四)  時間管理的基本原則

1．          Priority 輕重緩急

事有輕重緩急，我們可以把要處理的事情，根據他的重要性分成重要的事情和較不重要的事情或次要的事情。根據他的急迫性分為緊急的事情和不緊急的事情。

時間管理的基本原則是(1) 先輕重，(2) 後緩急。

• 先處理重要的事情，再處理次要的事情，
• 先處理緊急的事情，再處理不緊急的事情。

以輕重為横軸，緩急為縱軸，優先順序則為

(1)   先處理重要的，緊急的事情，

(2)   再處理重要的，不緊急的事情，

(3)   再處理次要的，緊急的事情，

(4)   最後處理既不重要，又不緊急的事情。

順序 1 & 4 是非常明確的，2 & 3順序比較有彈性，可視情況而定。

下一次你同時有很多事情，記得先輕重後緩急，先定出事情的優先順序 priority，再做處理。

2．          80/20 原理

另一個很重的原理則是社會學上的80/20 原理。80/20 原理廣泛的應用在企業管理上，也可以應用在時間管理上。80/20 原理是在一群事物中屬於「重要的少數」只佔 20%，而屬於「瑣碎的多數」則佔 80%。倘若能掌握那些只佔 20% 重要的少數，就能獲得 80% 的成效。但若致力於佔 80% 的瑣碎的多數，則只能產生 20% 的效果。所以我們要花時間在產生 80% 效果「重要的少數」，而不要浪費太多時間在只有 20% 效果的「瑣碎的多數」。

3．          例外管理

例外管理是指管理者應把注意力集中於「例外的」或「不尋常的」事項。而「例內的」或「期待中可以接受的」事項，則不需花太多的時間。

(五)      時間管理的策略

策略1：設定明確的目標

將時間用在與目標相關的工作上

目標 - 未來某個時間想要達到的一個特定、可以衡量的結果，目標越明確、越可衡量，你越知道如何去找資源、找機會來完成它。

目標的種類

時間：短期、中期、人生

對象：健康、家庭、工作、學習、公益，回饋社會、娛樂

設定目標的方法：

 - 必須正確且適合自己

 - 寫下來

 - 經常思考與檢討

 - 尋求良師益友建議

 - 定下完成期限

策略2：設定遠大的人生目標

 - 人生目標

 - 終身的事業目標

 - 屬於自己的人生目標、配合自己的專長和興趣

我的人生目標

發覺並堅持自己專長和興趣

- Bill Gates 中學寫電腦程式，一個暑假賺 5,000 美金

- NIKE 創辦人 Philip Knight 暑期工讀上晚班，每天早上跑七英里路回家

- Polo 創辦人 Ralph Lauren 上初中時，別人穿皮夾克耍酷，他穿蘇格蘭呢的百慕達短褲，領尖有鈕釦的襯衫

- Steven Spielberg 12 歲完成他的第一部電影。高中畢業暑假三個月，每天到環球影城，假裝上班

策略3：記錄你的生產時間

 生產時間：用於與目標相關工作上的時間

 生產時間的記錄：每天一個數字（簡單、有效）

策略4：每天一定要擬定每日計畫

若無每日計畫，你的一天活動將會由別人決定

方法

- 在記事簿上寫下 3~6 項今天要完成的事項

- 尚未開始工作前擬定

- 不必訂下確定的時間

- 要有一、兩項是和自己目標相關的事項

- 持續

策略 5：使用記事簿

 記事簿是時間管理最重要的工具之一

 - 最適當的形式- 6 孔活頁、7 吋或 5 吋長

 - 四大部份 - 通訊錄、每週行程、每日計畫、備忘錄

 - 自己發展適合你的記事簿

 - 所有資料記在記事簿上

 - 隨身攜帶（查閱、記錄）

策略6：學習英文的效率
- 實用程度

- 熟背國中英語課文（具備聽、說、讀、寫中上程度）

- 熟背技巧：大聲朗讀 20次

- 利用多媒體教材（英語 900 句型）

- 進階程度

「說寫」和「聽讀」分開學習

說、寫：將要講的話，或要寫的文章，寫下來，找美國人修改，修改後熟背

聽：MP3；空中英語教室、TIME for Students

讀：英文教科書、報紙

策略 7：清理你的桌子

 為何要整理桌子?

 - 縮短找東西的時間

 - 容易分心

 - 無法看出事情的優先順序

方法：只做分類（四類）工作：

 - 待丟棄

 - 待處理

 - 待歸檔 (take care by yourself)

 - 待送出（後三類放在三層文件架上）

辦公室的佈置

 - 桌上只放電話、檯燈、電腦鍵盤

 - 桌上不要上放家人照片或飾品

 - 不要使用桌墊

 - 不要在自己辦公室內掛佈告欄

 - 使用兩個垃圾桶（長方形、A4紙箱）

策略8：資料分類，整理檔案，整理名片

為何整理不好?

資訊分類的問題：

 - 可歸於多類

 - 無法歸於任何一類

 - 放錯類別

 - 忘記文件放在什麼檔案

 - 分類花時間

 - 大多數歸檔文件不會再使用

分類原則 -- 簡單、經濟、有效（快速、找得到）

策略9：絕不半途而廢
 我撰寫《Zest for Life》一書的經驗，中期目標不可半途而廢。在棒球比賽裡，得分不是取決於安打的數目，而是取決於奔回本壘的次數。

策略10：一氣呵成
    分次處理的缺點，寫作、寫報告要一氣呵成，學習電腦一氣呵成，養成一氣呵成的習慣，事後獎勵。

策略11：充分做好事前準備
 - 事前準備 ─ 讓你計畫順利執行的先決條件

 - 出門前的檢查

 - 放假前應考慮周延

 - 如何避免「忘了帶」或「忘了事前準備」

 - 環境變換前考慮清楚

 - 想到立刻做

 - 想出「免記憶」的方法 

策略12：避免拖延
- 回信的拖延

- 立即處理的好處      

- 避免不重要的事變成緊急的事

- 避免遺忘

- 不必記憶事情的來龍去脈

- 節省記錄的時間

- 不必因為心中有事而始終掛念著

- 剪報、繳停車費、繳稅…等等。

策略13：遵守規定

對於自己無法改變的事情，不必浪費時間，如：校規、公司規定、上司指示交通規則、帳單繳費等。

策略14：減肥的效率
 - 每天減 0.1公斤，週六、日除外（目標明確）

 - 購買電子磅秤（可以衡量）

 - 每天早上起床上完廁所量體重（準確衡量）；若有必要，晚上睡前亦可加量一次

 - 每天盡量「快走」（運動更佳）

 - 晚餐僅吃蔬菜、水果（蘋果或芭樂）及少量肉

 - 假日出去玩（不要多睡）

 - 讓大家都知道

 - 找同伴一起減肥

策略15：學習電腦的效率
- 請人直接教你

 - 只學所需要的

 - 十指輸入

 - 自然輸入法（或任何自動選字軟體）

 - 許氏鍵盤（僅用英文字母的注音法）

(六)     時間管理的方法與技巧

在介紹了 efficiency 和 effectiveness 的概念，時間管理的原理原則後，我列了 10 項時間管理的方法和技巧，供大家參考使用。

(1)   今日事今日畢

要養成「今日事，今日畢」處理事情的習慣，能夠在今天做完，就不要拖到明天。同時注意事情的到期日  due day，要在到期日前確實完成。

(2)   一石二鳥，節省時間

有些事情，你可以同時進行。像我在 housekeeping 的時候，會同時打開音響聽音樂。坐按摩椅時同時看電視，上下班開車時同時收聽中廣新聞網。

(3)   要有績效

我有時候看到那些工作時間很長卻績效不彰的人，覺得很替他們難過。一位「事倍功半」的人和一位「事半功倍」的人，他的工作績效整整差了四倍。同樣的道理，如果你賺的錢是別人的 5 倍 10 倍 (錢滾錢)，花的錢是別人的一半 (換季 on sale 打對折去買)，那麼你累積的財富才會是別人的十倍百倍。

(4)   要有時間觀念，要守時

跟別人約好時間要守時，我很討厭不守時的人。通常我會在約好時間 10 分鐘前到達。主持會議要準時開始，準時結束。時間就是生命，對別人的時間表示尊重，也就是對別人的生命表示尊重。

(5)   要養成好的習慣，習慣成自然

 每天早睡早起，三餐定時定量。養成好的運動習慣，習慣成自然，自然會有時間運動。

(6)   一次做一件事情

有些事情你要專心處理，一次只做一件事情，直到把事情做完。不要東摸摸，西摸摸，事情都只做一半，一事無成。

(7)   瑣碎的事情，儘量集中處理

像週日上午，我一大清早到基隆河河濱公園騎腳踏車運動，迎著晨曦，呼吸新鮮空氣，沿著基隆河單車專用道，來回 1 個小時 20 多公里，回來順路吃早餐，新東街傳統市場買水果，民生社區家樂福買鮮奶。回家後澆花，換鳥籠，拖地，洗澡。然後看報紙，同時聽輕音樂。燙衣服，‥‥，一上午處理十幾項瑣碎的事情。下午專心寫篇文章，同時放古典音樂，時間一點都沒有浪費。

(8)   記筆記，take note

有時候我們會忘記一些待辦事項，像我會隨身帶一張空白紙記起來。有些 ideas 想到時記起來，適時再作處理。要買的東西，shopping 時一次購足。

(9)   避免干擾，選擇性說"不"

我在專心處理一件事情，不希望別人打擾時，偶而我會把門關上。一些不相干的電話，我會告訴對方我在忙不方便。不速之客造訪時，長話短說，不要花太多時間。

(10) 要量力而為，能勝任愉快

以前我在法商學院教兩門課，星期三晚上，星期六下午。星期三白天上班，晚上還要教課，實在太累了。現在只教星期六下午一門課 3 個學分，可以勝任愉快。以前我還在企管顧問公司兼些講座，現在都推掉了，有更多的時間可以做自己想做的事情。

在網路上有一些生活作息上最好的時間，我覺得不錯，收錄下來，供大家參考如下。

1. 唸書的最佳時間

早上醒來頭腦一定會昏昏的，但去洗把臉後，就會清醒多了，這時也是頭腦最清醒的時候，而在此時唸書或是記東西都會比較容易。
 
2. 運動的最佳時間 

在早晨的時候出去散散步是不錯的，因為早晨的空氣是最新鮮的，在散步時多呼吸些清新的空氣，不僅可以提神，對身體又很有幫助，但切記不要做劇烈的運動。
 
3. 吃水果的最佳時間 

飯前一小時吃水果最有益，因為水果是生食，吃生食再吃熟食，體內就不會有白細胞增高的反應，有利於保護人體免疫系統，增強防病抗癌的能力。 
 
4. 鍛煉的最佳時間 

傍晚時鍛鍊身體是最好的，因為人的各種活動都受〝生理時鐘〞的影響，無論是身體的適應或體力的發揮都在下午近傍晚時分最佳。 

5. 洗澡的最佳時間 

晚上臨睡前，洗一次溫水澡能讓全身的肌肉和關節放鬆，有助於安然入睡。 

6. 減肥的最佳時間 

飯後45分鐘。在二十分鐘內散步行程1,600米，最有利於減肥。如過二小時後再散步二十分鐘，則減肥效果更佳。 

7. 睡眠的最佳時間 

午睡最好從午後一小時開始，這時身體感覺較遲鈍，很容易入睡。晚上則以十時至十一時上床最佳，因為人的深睡時間一般在夜裏十二時至淩晨三時，而人在睡後一個半小時進入深睡狀態。 

8. 刷牙的最佳時間 

應在每次進食後三分鐘內，因為飯後三分口腔內的細菌開始分解食物殘渣中的酸性物質，腐蝕溶解牙釉質。 

9. 護膚的最佳時間 

人體皮膚的新陳代謝夜間十二時至凌晨六時最為旺盛，因此睡前護膚有促進和保護皮膚新陳代謝及保護皮膚健美的作用。 

10. 飲茶的最佳時間 

飯後立即喝茶不科學，因為飯後立即喝茶，茶葉中的鞣酸可與食物中的鐵結合成不溶的鐵鹽，降低鐵的吸收，時間長了容易誘發貧血，等飯後一小時，食物中的鐵質已基本吸收完畢，這時喝茶就不會影響鐵的吸收了。

「核心職能」e-Learning 課程分享，請傳閱，謝謝。

劉偉澍，朋友都叫他 David ，昱晶能源科技副總經理，昱鼎能源董事，中華民國企業經理協進會前秘書長、現任理事，商業智庫首席顧問，EMBA班主任，前中鼎工程監察人，

前中美晶監察人，前品爵汽車董事，前福特六和汽車公司財務長兼Mazda汽車與Jaguar汽車副總經理，同時任教于國立臺北大學商學院，教授企業管理、國際貿易等課程，並常受邀在工商企業界作專題演講。曾榮獲中華民國國家傑出經理人，國家管理獎章。著有1.「臺灣汽車工業發展文集」，2. 「Travel 趴趴走 David 帶你環遊世界，行遍天下」，3. 「活得精彩，做好個人管理」，4. 「管理技能實務 - 職場必備的18項核心職能」四書。

「活得精彩，劉偉澍的學習網站」http://dwsliu.pixnet.net/blog  http://www.facebook.com/dwsliu  

最後希望這些個人的經驗與方法，也能夠對你的「時間管理」有些幫助。