活得精采，劉偉澍的學習網站

溝通協調與會議運作

十月二十二日應勞委會勞資關係處之邀，到鹿港立德會館 LuKang Leader House 作一場「溝通協調與會議運作」的研討會。參加單位有全國產業總工會、中華郵政工會、中油、中鋼、台糖、台塩、銀行員工全國聯合會、土銀工會、合庫工會、台灣菸酒工會、桃勤公司產業工會、‥‥等來自全國各大工會理事長、工會董事等。茲僅就會議運作部份與大家分享如下：

時間： 十月二十二日星期四

地點：立德鹿港會館 (彰化縣鹿港鎮中正路588號)

講題：溝通協調與會議運作

主辦單位：行政院勞工委員會 勞資關係處

講題大綱：

一、 為什麼溝通不良

二、 溝通的態度與方式

三、 溝通的內容 - 你說對了話嗎？   

四、 圓融的溝通 - 傾訴與傾聽

五、 有效溝通的技巧

六、 會議管理與運作

七、 優質會議的原則與應注意事項

會議是學習型組織的修煉場，深度會談的藝術。會議的能力是現代人必備的團隊工作能力。一夫當關的英雄時代已經過去，我們必須與他人愉快的合作才能順利成事。會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式。

會議內容有會議主題、會議目的、議程、決議。

成功的會議

有效——藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題，有效達到會議目標。

和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認同感,展露個人才能。

參與——參與的人用心關注，才能讓會議得到健全發展。

效率——當一個會議成功的要素具備后，能在預定的時間內完成開會，這就是效率。

學習——在參與開會的同時有更多學習的機會。

議程: 應包含開會預定結束時間

- 準備資料

- 與會人員

- 主辦單位

- 會議通知 範例

- 決議追蹤：什麼事? 什麼時候完成? 什麼人負責? 什麼時候報告? 如何報告?

議 程 設 計

l       由重要到不重要 - 會議開始時即討論重要議題，以免延誤時影響到後面重要議題。

l       由不尖銳到尖銳 - 將尖銳議題挪后，讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題，使氣氛不尷尬。

l       由容易到困難 - 讓大家漸漸融入會議進行的節奏，不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。

與 會 規 則

 1. 要守時,堅持到底

 2. 要做事前準備

 3. 針對主題主動發發言，簡短扼要

 4. 對事不對人，不做人身功擊

 5. 予以真誠的肯定及讚美

 6. 傾聽他人發言

 7. 用積極的話代替消極發言

 8. 以探詢、謙虛代替主觀論斷

優質會議的五大原則

若要做好「會議的時間管理」，以下五點是不可或缺的重點。
(1) 會議主題明確
(2) 準時開始、準時結束
(3) 決定事項必須訂出完成期限
(4) 只討論事先訂出的開會議題
(5) 在會議開始之前，全員先仔細思考

(1) 會議主題明確

沒有明確的開會議題的話，只會一直拉長開會的時間，不妥。開會前一定要先訂出開會主題。另外，主題要盡量詳細清楚。「討論業績」這樣語意不清。「討論五月份關西地區的A產品業績低落的問題」這樣會議的目的就很清楚了。

(2) 準時開始、準時結束

最浪費時間的就是，你在開會前停下手邊的工作而趕到會議室，結果會議卻一直不開始。這是非常單純的時間浪費，也難以做好時間管理。會議結束也是一樣。
正常的會議不應該容許任何的妥協，就算還有幾個人沒到，也要準時開始。總之，就是要讓準時開會成為公司的慣例。

(3) 決定事項必須訂出完成期限

比起時間管理本身，可以說訂出完成期限更是不浪費會議時間的最後一道防線。我們經常稱呼會議是「拍手會議」。「會議就到此為止，其他的就麻煩各位了。」然後馬上結束會議。
執行事項暫且決定了，但是都沒有付諸實行。請問在會議上花那麼多時間到底是所為何來呀？因此，一定要謹守這個規則。執行事項是什麼？由誰來做？期限為何等。一定要確實訂出「完成期限」才行。設定決定事項的完成期限之後，這場會議才算是有所收穫。這樣，開會所花掉的時間才會帶來後面的成果。

(4) 讓全員寫下意見並發表

以上述「討論五月份關西地區的A產品業績低落的問題」為例。
．原因為何？
．解決對策為何？
首先，請出席會議的全體人員針對以上兩點寫下自己的意見。這麼一來就可以避免會議中突然冒出偏離主題的意見。另外，透過全體發表的方式，這場會議就成為一場全員共同參與的會議。而且，讓大家慢慢思考的話，也容易想出好意見。

(5) 只討論事先訂出的開會議題

若是發揮創意的會議主題，討論範圍當然是最好能夠逐漸擴大。這時如果堅持「侷限主題」的話，就會扼殺許多難得的創意想法。不過，實際上許多會議一旦「離題」，不僅無法準時結束，也無法訂出結論，到最後很容易變成一場沒有結果的會議。因此，一定要經常提醒大家開會時盡量不要離題。
基本上，一場會議最好只討論一個主題。當然也視時間的長短而定。不過，最好不要超過三個主題。據說我們集中注意力的極限是四十五分鐘左右。因此，會議的時間太長不見得有好處。相反地，如果會議的時間短，就可以減少會議主題的數量。

主席的工作

l       發言的促動:讓大家想發言，並說出想表達的意見。

l       工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作，掌握成功的機會。

l       創意的促動:提出一些其他產品的優點，激發大家的創意,將別人的優點用於我們的產品上。

l       問題的促動:主席應提出一些問題讓與會人員了解問題的狀況。

l       感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關懷、感恩、自責、包容、肯定外，還要讓-與會者自動自發創造和諧的氣氛

主席注意事項

獨占發言 - 免冗長的發言,占用大家意見的時間。

火爆浪子 - 要能容納他人的發言，不可情緒化與他人發生衝突。

優柔寡斷 - 要思路清晰，對決議事項要果斷明確。

加入衝突 - 應站在中立的立場來化解衝突。

操控議程 - 應依照流程引導會議的進行，不可一人操控整個會議的議程。

如何讓大家願意發言

 - 塑造會議歡樂、和諧的氣氛。

 - 建立包容、安全的討論環境。

 - 保持客觀,對事不對人。

 - 不以言立人,不以言廢人。

 - 設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。

 - 主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。

 - 有效傾聽與良好溝通。

會議主持的注意事項

如何使會議有成效、達到預期目的？下面是五條會議主持人的黃金法則，趕緊來看看哦！

1．時間就是上帝。不要讓會議的討論向沒有意義的方向發展，如果某個提議總是懸而未決，應及時終止討論，把它放到會議的最後；

2．最好不要在工作時間以外安排會議；會議主持會議主持的注意事項

3．開會的目的是商務，而不是社交。儘管會前和會後的一些寒暄會讓氣氛輕鬆愉快，但是時間就是金錢，所以請在某人大談足球前結束會議；

4．給與會者充分的時間為會議做準備，不要匆忙召開會議，接著又抱怨與會者不能全身心投入；

5．會議的精神是民主，如果您僅僅為了宣佈某項決定，請不要選擇會議形式，您完全可以採用其他的方式來公佈它。會議應該讓與會者暢所欲言，在開放的氣氛下進行。

會議中的問題

劉偉澍，朋友都叫他 David ，商業智庫首席顧問，中美晶監察人，前福特六和汽車公司財務長，前Mazda汽車副總經理，同時任教于國立臺北大學商學院，教授企業管理、國際貿易等課程，並常受邀在工商企業界作專題演講。曾榮獲中華民國十大傑出經理人，中華民國管理科學學會管理獎章。著有1.「臺灣汽車工業發展文集」，2. 「Travel 趴趴走 David 帶你環遊世界，行遍天下」，3. 「活得精彩，做好個人管理」，4. 「管理技能實務 - 職場必備的18項核心職能」四書。

「活得精采，劉偉澍的學習網站」http://tw.myblog.yahoo.com/dwsliu

建議「訂閱部落格」以便自動通知新文章。