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溝通協調與會議運作

十月二十二日應勞委會勞資關係處之邀，到鹿港立德會館 LuKang Leader House 作一場「溝通協調與會議運作」的研討會。參加單位有全國產業總工會、中華郵政工會、中油、中鋼、台糖、台塩、銀行員工全國聯合會、土銀工會、合庫工會、台灣菸酒工會、桃勤公司產業工會、‥‥等來自全國各大工會理事長、工會董事等。茲僅就會議運作部份與大家分享如下：

時間：十月二十二日星期四

地點：立德鹿港會館 (彰化縣鹿港鎮中正路588號)

講題：溝通協調與會議運作

主辦單位：行政院勞工委員會勞資關係處

講題大綱：

一、為什麼溝通不良

二、溝通的態度與方式

三、溝通的內容 - 你說對了話嗎？

四、圓融的溝通 - 傾訴與傾聽

五、有效溝通的技巧

六、會議管理與運作

七、優質會議的原則與應注意事項

會議是學習型組織的修煉場，深度會談的藝術。會議的能力是現代人必備的團隊工作能力。一夫當關的英雄時代已經過去，我們必須與他人愉快的合作才能順利成事。會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式。

會議內容有會議主題、會議目的、議程、決議。

成功的會議

有效——藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法完成或突破的問題，有效達到會議目標。

和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安全感、信任感、認同感,展露個人才能。

參與——參與的人用心關注，才能讓會議得到健全發展。

效率——當一個會議成功的要素具備后，能在預定的時間內完成開會，這就是效率。

學習——在參與開會的同時有更多學習的機會。

議程: 應包含開會預定結束時間

- 準備資料

- 與會人員

- 主辦單位

- 會議通知範例

- 決議追蹤：什麼事? 什麼時候完成? 什麼人負責? 什麼時候報告? 如何報告?

議程設計

l 由重要到不重要 - 會議開始時即討論重要議題，以免延誤時影響到後面重要議題。

l 由不尖銳到尖銳 - 將尖銳議題挪后，讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題，使氣氛不尷尬。

l 由容易到困難 - 讓大家漸漸融入會議進行的節奏，不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。

與會規則

1. 要守時,堅持到底

2. 要做事前準備

3. 針對主題主動發發言，簡短扼要

4. 對事不對人，不做人身功擊

5. 予以真誠的肯定及讚美

6. 傾聽他人發言

7. 用積極的話代替消極發言

8. 以探詢、謙虛代替主觀論斷

優質會議的五大原則

若要做好「會議的時間管理」，以下五點是不可或缺的重點。
(1) 會議主題明確
(2) 準時開始、準時結束
(3) 決定事項必須訂出完成期限
(4) 只討論事先訂出的開會議題
(5) 在會議開始之前，全員先仔細思考

(1) 會議主題明確

沒有明確的開會議題的話，只會一直拉長開會的時間，不妥。開會前一定要先訂出開會主題。另外，主題要盡量詳細清楚。「討論業績」這樣語意不清。「討論五月份關西地區的A產品業績低落的問題」這樣會議的目的就很清楚了。

(2) 準時開始、準時結束

最浪費時間的就是，你在開會前停下手邊的工作而趕到會議室，結果會議卻一直不開始。這是非常單純的時間浪費，也難以做好時間管理。會議結束也是一樣。
正常的會議不應該容許任何的妥協，就算還有幾個人沒到，也要準時開始。總之，就是要讓準時開會成為公司的慣例。

(3) 決定事項必須訂出完成期限

比起時間管理本身，可以說訂出完成期限更是不浪費會議時間的最後一道防線。我們經常稱呼會議是「拍手會議」。「會議就到此為止，其他的就麻煩各位了。」然後馬上結束會議。
執行事項暫且決定了，但是都沒有付諸實行。請問在會議上花那麼多時間到底是所為何來呀？因此，一定要謹守這個規則。執行事項是什麼？由誰來做？期限為何等。一定要確實訂出「完成期限」才行。設定決定事項的完成期限之後，這場會議才算是有所收穫。這樣，開會所花掉的時間才會帶來後面的成果。

(4) 讓全員寫下意見並發表

以上述「討論五月份關西地區的A產品業績低落的問題」為例。
．原因為何？
．解決對策為何？
首先，請出席會議的全體人員針對以上兩點寫下自己的意見。這麼一來就可以避免會議中突然冒出偏離主題的意見。另外，透過全體發表的方式，這場會議就成為一場全員共同參與的會議。而且，讓大家慢慢思考的話，也容易想出好意見。

(5) 只討論事先訂出的開會議題

若是發揮創意的會議主題，討論範圍當然是最好能夠逐漸擴大。這時如果堅持「侷限主題」的話，就會扼殺許多難得的創意想法。不過，實際上許多會議一旦「離題」，不僅無法準時結束，也無法訂出結論，到最後很容易變成一場沒有結果的會議。因此，一定要經常提醒大家開會時盡量不要離題。
基本上，一場會議最好只討論一個主題。當然也視時間的長短而定。不過，最好不要超過三個主題。據說我們集中注意力的極限是四十五分鐘左右。因此，會議的時間太長不見得有好處。相反地，如果會議的時間短，就可以減少會議主題的數量。

主席的工作

l 發言的促動:讓大家想發言，並說出想表達的意見。

l 工作分配的促動:鼓勵大家主動認領工作，掌握成功的機會。

l 創意的促動:提出一些其他產品的優點，激發大家的創意,將別人的優點用於我們的產品上。

l 問題的促動:主席應提出一些問題讓與會人員了解問題的狀況。

l 感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關懷、感恩、自責、包容、肯定外，還要讓-與會者自動自發創造和諧的氣氛

主席注意事項

獨占發言 - 免冗長的發言,占用大家意見的時間。

火爆浪子 - 要能容納他人的發言，不可情緒化與他人發生衝突。

優柔寡斷 - 要思路清晰，對決議事項要果斷明確。

加入衝突 - 應站在中立的立場來化解衝突。

操控議程 - 應依照流程引導會議的進行，不可一人操控整個會議的議程。

如何讓大家願意發言

- 塑造會議歡樂、和諧的氣氛。

- 建立包容、安全的討論環境。

- 保持客觀,對事不對人。

- 不以言立人,不以言廢人。

- 設置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。

- 主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正向的肯定與鼓勵。

- 有效傾聽與良好溝通。

會議主持的注意事項

如何使會議有成效、達到預期目的？下面是五條會議主持人的黃金法則，趕緊來看看哦！

1．時間就是上帝。不要讓會議的討論向沒有意義的方向發展，如果某個提議總是懸而未決，應及時終止討論，把它放到會議的最後；

2．最好不要在工作時間以外安排會議；會議主持會議主持的注意事項

3．開會的目的是商務，而不是社交。儘管會前和會後的一些寒暄會讓氣氛輕鬆愉快，但是時間就是金錢，所以請在某人大談足球前結束會議；

4．給與會者充分的時間為會議做準備，不要匆忙召開會議，接著又抱怨與會者不能全身心投入；

5．會議的精神是民主，如果您僅僅為了宣佈某項決定，請不要選擇會議形式，您完全可以採用其他的方式來公佈它。會議應該讓與會者暢所欲言，在開放的氣氛下進行。

會議中的問題

1. 人身攻擊

對策:

對雙方進行安撫

重申議事規則

重提主題進行討論

2. 離題

對策:

兜一圈切回主題

給予肯定再切斷話題

將離題的議題留置最後再做討論。

請他做歸納或替他做歸納。

事先請將規則講清楚

發言限定時間

3. 爭議不下

對策:

暫停會議休會20分鐘以上。

參與第三者的意見

將雙方意見列表比較。

進行不記名投票。

重整雙方意見提出新的方案。

重申共同利益。

4. 抱怨

對策:

同情其不滿的情緒。

歸納其不滿的原因。

尋求解決的方法。

5. 上級指導員發言過於投入

對策:

裝傻發問

重新提出問題

幽默有技巧的提醒長官。

6. 短話長說

對策:

適時的制止發言。

清其具體的想法。

7. 時間不足

對策:

選擇重要的議題進行討論。

限制發言人數(可事先登記)

限制發言時間。

8. 爭功諉過

對策:

主席應制止不當的發言,並給予其適當的肯定。

引導組織成員彼此說出對方的優點,讓大家都能受到適當的肯定。

9. 為反對而反對

對策:

請他提出更好的對策。

引導他思考是否有考慮周延。

10. 獨占發言

對策:

主席制止其行為。

說明規則並強制執行。

11. 消極的話

對策:

發言者的情緒表示理解

提振士氣,擬定共同目標。

呼喊精神口號。

劉偉澍，朋友都叫他 David ，商業智庫首席顧問，中美晶監察人，前福特六和汽車公司財務長，前Mazda汽車副總經理，同時任教于國立臺北大學商學院，教授企業管理、國際貿易等課程，並常受邀在工商企業界作專題演講。曾榮獲中華民國十大傑出經理人，中華民國管理科學學會管理獎章。著有1.「臺灣汽車工業發展文集」，2. 「Travel 趴趴走 David 帶你環遊世界，行遍天下」，3. 「活得精彩，做好個人管理」，4. 「管理技能實務 - 職場必備的18項核心職能」四書。