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Also share with you some data of speech at 政大 next week.

一、       發表簡報應注意的事項

(一) 簡報會場與設備

l      盡量掌控你的簡報設備、場地設施與支援作業。

l      仔細選擇簡報的會議日期與時間。

l      對會議的成功與否，場地設置是很重要的一環。包括場地大小與設置、燈光、設備、溫度與音響。

日期與時間

l      假如上班時間是上午8:30，那麼會議開始時間可以訂在 9:00。

l      會議結束的時間盡量定在午餐前的三十分鐘。

l      如果會議的時間必須拉長，你必須安排十分鐘的休息時間。

場地設置

場地大小與設施

簡報場地模式有兩種，分別是教室模式與會議室模式。

教室模式，以教室的形式安排桌椅，用於教育訓練、研討會，或利用講義稿的簡報。會議室模式，許多簡報都是在會議室中進行，適用於人數較少的場合。如果會議中有許多的非正式討論，關蹄型的座位排列將是段好的選擇。

設備要注意電源插座、設影螢幕、麥克風等。

燈光

最好的燈光裝置模式是採排列的方式，在做簡報時可以關掉螢幕前方的燈光，不但可以讓聽眾清楚地看到螢幕，還可以讓他們有足夠的光線做筆記或讀講義。在休息的時候記得將所有的燈光打開。

設備

l      Notebook 與投影機是否相容？

l      Notebook 可否直接在現場插電？

l      投影機與螢幕的距離是否適當？

l      發生緊急狀況時，該聯絡誰？

l      一定要準備一份磁片或光碟片備份。

溫度 保持適中。

音響 音量適中，在比較小的場地，聲音不要太大。

自我檢驗

l      是否已測試過設備？

l      場地的設置是否適合？

l      我可以控制燈光嗎？

l      場地的溫度舒適嗎？

l      有足夠的講義嗎？

l      是否準備簡報的備份磁片？

l      有準備一杯水嗎？

l      是否安排了足夠的休息時間？

(二) 簡報操作

在簡報一開始時，讓聽眾保持足夠的注意力，凝聚聽眾的焦點，以引導其正確的方向，這是非常重要的一件事。

破冰技巧，如讓參加者自我介紹，應考慮下列因素：

1.      是否有助於簡報的目的？

2.      是否能讓所有的參加者都融入其中？

3.      是否覺得自在？是否能讓參加者熟識彼此？

4.      是否簡單、容易說明與執行？

5.      是否有足夠的時間進行？

保持聽眾的注意力

1.      參加者是否了解你的資訊？你可以問大家問題，有沒有人自願發言？

2.      為什麼這些資訊對他們來說是重要的？What’s in it for me?

3.      目前進行的狀況，進度如何？是否符合原先預計的時間？

4.      舉例說明，新產口銷售計畫簡報中，提出現有產品作為參考，提出競爭品牌的成功案例，‥‥等等。

5.      在簡報中加入互動活動，同時兼顧資訊的傳達與互動性。

困境處理

困境一、參加者有比你懂得更多的專家。

因應之道：讓他們參與，並分享他們的想法、他們的經驗。

困境二、沒有作任何準備的參加者。

因應之道：保持彈性，或稍微調整加以配合。

困境三、午餐後昏昏欲睡。

因應之道：可以請參加者從椅子上站起來做一些活動。

困境四、一直說話的參加者。

因應之道：如果是你的部屬，可以請他有所節制；如果並非你公司或你部門的成員，可以以婉轉的方式請他表示意見，把鎂光燈聚焦在此人身上，讓他有參與感。

(三) 發表簡報

l      成功穿著，穿得更得體、更舒適。

l      善用聲音表情。

l      提早到現場，並為簡報預做準備。

l      做強而有力的開場，並與在場聽眾建立起關係。

l      掌握肢體語言的運用。

有些人會卻場，卻場是面對無法掌控的未知情境的一種恐懼。

Jack Lemmon 「阻撓你的很少失財本身，而是你對失財的恐懼。」

避免恐懼，求好心切，你可以

l      事先練習

l      背下開場白，或記住簡報的組織架構、要點與核心概念。

l      製作備忘稿

l      前一晚睡眠充足。

簡報開始之前

注意你的衣著、聲音與演說風格。

外表

最好的穿著是比你的聽眾稍微正式一點，穿著舒適又合宜。

聲音盡量保持自然，注意你的音量、音調、語調與發音。

l      聲音必須夠大，讓所有的人都可以聽清楚，你可以問一下聽眾大家是否聽得到。

l      說話節奏是自然，不要像背書一樣。

l      將更多的感情放入你的語調中，讓他更為生動。在重要的句子以及要傳達重要的訊息，加強語氣。當你想要說明某個些事情時，必須說慢一點。

l      聲音不要太誇張，那會覺得你很做作。

l      適時的暫停，可以讓聽眾對你的簡報更加了解，還能夠表現出你的自信。

就緒

提早到現場，並為簡報預做準備。

l      檢查一遍所有的設備，包括燈光、所有的機器設備，做好準備。

l      將設備就定位，然後測試一下投影片。

l      熟悉一下環境，同時講台上準備了一杯水。

l      備忘稿順序是否正確，並迅速地瀏覽一下你的資料。

l      如果還有時間，如以跟到場聽眾致意一下，打個招呼。

第一印象

l      準時開始

l      保持微笑

l      自我介紹：簡單扼要

l      眼神接觸，試著以你的肢體語言與聽眾溝通。透過眼神的接觸還能夠建立一種信賴關係。

加州大學 Albert Mehrabian 研究指出

1.      文字性 - 產生7%效果。

2.      聲音性 - 38%。

3.      視學性 – 臉部與身體語言，55%。

簡報開始

l      一開始就先點出簡報目標。

l      要掌握聽眾的注意力，以具有吸引力的數據、故事，可以引起興趣的事物作為開場。

l      小心觀察聽眾發出的訊號，懂得聽眾的心理。

發表

l      善用肢體語言，將雙手伸向你的投影片和你的聽眾。

l      不要在一個位置上停留太久，移動保持自然。

l      說話帶有感情，使用簡短的句子，重覆重要的觀點。

l      使用「我們」比「你們」來得恰當。

l      不要把教室所有的燈光都熄滅。

l      放映投影片，對著聽眾說話，而是對著螢幕。

l      大約一個小時休息一下，或中場休息。

l      適時發講義(進場時或到相關議題時發)。

l      準時結束，將總結主要重點整理在一張總結投影片上。