簡報技巧Presentation Skill
時間：: 2 008 /7 /8 下午 13:00~ 16:00 地點：台灣大學社會科學院 - 臺北市徐州路21號 課程內容：Presentation Skill 對象：AIESEC 國際經濟商管學生會台灣總會
1. 成功簡報的要件
2. 將內容轉化為簡報投影片
3. 製作投影片的技巧
4. 發表簡報應注意的事項
5. Q&A 問題之處理
6. 評價與學習改進
主講人
劉偉澍，朋友都叫他 David ，商業智庫首席顧問，中美晶監察人，前福特六和汽車公司財務長，前Mazda汽車副總經理，同時任教于國立台北大學商學院，教授企業管理、國際貿易等課程，並常受邀在工商企業界作專題演講。曾榮獲中華民國十大傑出經理人，中華民國管理科學學會管理獎章。著有1.「臺灣汽車工業發展文集」，2. 「Travel 趴趴走 David 帶你環遊世界，行遍天下」，3. 「活得精彩，做好個人管理」三書。
一、 成功簡報的要件
簡報是用來溝通，其目的包括：提供資訊、協助閱聽者加以理解、取得共識或引發動機等。懂得多並不是一件難事，難的是懂得該與對方分享些什麼；如果你清地知道此次簡報的目的與對象是誰，則決定該說些什麼，就會變得簡單多了。
成功簡報的要件有三，分別是內容、設計與發表。所謂內容，包含對簡報內容的研究與統整。設計意指投影片的架構與圖像的強化。發表指的是如何用語言有效地傳遞訊息。
內容
在建立簡報內容時，首先你必須動手做研究，接著將所收集到的資訊進行有系統的歸納分類，最後則是擬出綱要。
建立簡報內容的步驟有三：
1．自行著手進行研究。
2．將資訊歸納為邏輯性的分類。
3．擬定大綱。
設計
一旦擬出簡報大綱後，便著手準備製作投影片 ，並增加圖案、圖表與動畫。在設計一節，我們所探討的是如何利用微軟的PowerPoint 來製作簡報。
發表
最後一個階段，就是「發表」。你必須掌握有關該簡報會議的運作流程，你必須確知如何才能讓與會者接收到你所要傳達的訊息。
當你決定或開始做一場簡報時，應該收集所有的細節資料。你必須收集的細節可歸為四類，稱為「4P」：
l Purpose 目的
l People 對象
l Point 重點
l Place 場地
為什麼要做這次簡報？主題與原因是什麼？簡報的對象是誰？希望簡報的結果是什麼？你要在那裡做簡報？簡報時間有多長？
二、 準備簡報的內容
Ron Hoff in his book “I Can See You Naked – A Fearless Guide to Making Great Presentation) 「我可以把你看透 – 如何締造成功的演說」一書中說：「一個準備不周的簡報者，會自然地向他的聽眾流露出以下訊息：我不認為你們很重要，如果你們真的很重要，我就會準備得比現在好。」
Question yourself
1．我希望聽眾可以得到什麼收穫？
2．對於我要發表的主題，他們已經知道多少？
3．此次簡報的目標是什麼？
舉例來說，簡報目的是如何訓練其部屬採用新的作業程序，先了解參加者對過去與未來的作業程序略有所知，因此你的資料針對提供的知識，的確能讓他們深入議題的核心並藉此訓練其員工。
再將研究結果化為簡報大綱
擬定大綱的步驟有三：
1．決定大綱的形式
2．將原始資料加以群組
3．依大綱加以安排配置
一般來說，大綱可被分為三個部分：導言、主體、結論。主體部分包括簡報的所有主要重點與次點，是你的焦點所在。看一看你的簡報的組織架構是否條理分明、有效且易於了解？
三、 將內容轉化為簡報投影片
l 每張投影片只能表達一個概念
l 一張投影片上的文字不要超過八行，每行不要超過八個字。
l 根據簡報的時間、聽眾與簡報形式，決定要使用多少張投影片。
l 投影片中的標題與文字，應該盡可能易於被了解且具有影響力。
l 在簡報中，使用議程投影片與複習投影片「告訴他們，你將要告訴他們什麼。」以及「你已經告訴他們什麼。」
l 變化投影片的版面配置，可以運用引述、問題、圖案、表格、美工圖片、照片及影片等。
l 提供有用的講義讓聽眾帶走。
四、 製作投影片的技巧
(一) 製作投影片的三大關鍵
l 設定版面配置的第一步是建立標題母片與投影片母片。
l 設計元素必須保持一致性，包括文字與圖像的置放、字型與大小、背景、影像的風格與安排及圖表等。
l 仔細選擇字體大小與樣式，並遵循8X8法則。
l 保持圖像的一致性，包括背景、圖表、影像等。
l 選擇色彩時，色彩可以用來設定心情、基調、反應與期望等。
(二) 設計具影響力的簡報投影片
l 我為什麼要設計這個簡報？是為了聽眾？是為了我的形象？還是為了簡報的目標？
l 為了聽眾而設計，你應該考量他們的經驗、期望、他們想要與實際需要的內容，以及最可能吸引或影響他們的樣式。
l 為了你的形象而設計，應該考量的則是參加者對你的期待，以及你如何符合正面期待與扭轉負面期待。
l 為了簡報目標而設計，則必須根據此一目標，全盤思考所有的內容與設計，而目標可能是為了要說服、教育、取稅等。
l 設計簡報，必須將公識別系統善用到簡報中，發揮最大的效益。
(三) 為簡報投影增加影音色彩
l 為簡報增色的方式有許多種，包括符號、美工圖片、照片、圖表、音效與影片等。
l 在增加任何元素前，應考慮它們是否能讓聽眾更了解我的訊息？它們是否能和我的簡報風格相配合？
l 對任何你想要加進來的效果，對聽眾是否可讓簡報更容易達到目標？
五、 發表簡報應注意的事項
(一) 簡報會場與設備
l 盡量掌控你的簡報設備、場地設施與支援作業。
l 仔細選擇簡報的會議日期與時間。
l 對會議的成功與否，場地設置是很重要的一環。包括場地大小與設置、燈光、設備、溫度與音響。
(二) 簡報操作
在簡報一開始時，讓聽眾保持足夠的注意力，凝聚聽眾的焦點，以引導其正確的方向，這是非常重要的一件事。
(三) 發表簡報
l 成功穿著，穿得更得體、更舒適。
l 善用聲音表情。
l 提早到現場，並為簡報預做準備。
l 做強而有力的開場，並與在場聽眾建立起關係。
l 掌握肢體語言的運用。
簡報開始
l 一開始就先點出簡報目標。
l 要掌握聽眾的注意力，以具有吸引力的數據、故事，可以引起興趣的事物作為開場。
l 小心觀察聽眾發出的訊號，懂得聽眾的心理。
發表
l 善用肢體語言，將雙手伸向你的投影片和你的聽眾。
l 不要在一個位置上停留太久，移動保持自然。
l 說話帶有感情，使用簡短的句子，重覆重要的觀點。
l 使用「我們」比「你們」來得恰當。
l 不要把教室所有的燈光都熄滅。
l 放映投影片，對著聽眾說話，而是對著螢幕。
l 大約一個小時休息一下，或中場休息。
l 適時發講義(進場時或到相關議題時發)。
l 準時結束，將總結主要重點整理在一張總結投影片上。
六、 Q&A 問題之處理
Q&A section 注意事項
l 當別人開始發問時，請將焦點放在此人身上，是你對發問者的尊重與專注。
l 如果不是很清楚對方的問題，請他重覆問題，請他釐清他的問題，「請問你的問題是‥‥？」
l 回答問題應該要簡單扼要，如果你不知答案，不要不懂裝懂。最好的回答是不知為不知，但你會查一下再將結果告訴對方。
l 回應問題時，不要設防，不要爭辯，不要輕視。
l 當問題是人身攻擊時，隨機應變，避免負面情緒。
l 注意結束時間，你只能再接受一個問題。
七、 評價與學習改進
l 參加者從你的簡報中得到了什麼？ 是否達到原定簡報目標？ 這次簡報又會在他們的工作中造成多少影響？
l 請參加者填寫一份簡單的問卷調查，透過選擇題與開放性問題，以了解他們對簡報的評價。
l 對回應意見，不要設防、企圖解釋或合理化，得到具體的意見並感謝每個人的回應。
問卷調查
l 保持簡短：時間不要超過三分鐘。
l 選項不要過多或過少： Likert scale 最好的選項是三到五個。打分數的話一到十比較適合。
l 開放性問題的答案空間不可太多或太少。
回應的方式
1. 不要抱持防禦的心態
2. 不要試圖解釋或企圖合理化
3. 具體的意見，請提問者明確釐清他的意思
4. 謝謝他們的回應
The end and thank you.
David W. S. Liu 
2008/7/13
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